第一章 总则

第一条为进一步加强和规范学校会议费管理，保障会议经费收支的合规性与合理性，本着“实事求是，精简高效，厉行节约”的原则，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发【2016】50号）及相关文件要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于学校举办（含主办、承办）的国内科研业务会议和国内其他会议。这些会议包括：学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内科研业务会议指使用科研经费举办的会议。

国内其他会议指使用科研经费以外的其他经费举办的会议。

本办法中的科研经费专指纵向科研经费和横向科研经费。

使用横向科研经费举办会议的按照委托方要求或合同约定管理使用，如委托方或合同未对会议费作出要求，则参照本办法执行。

凡有外籍人士参加的会议须报学校国际合作与交流处履行相关程序，若获得教育部外事部门批准的国际会议应执行财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行[2015]371号）文件规定。

第三条各单位召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量和规模，规范会议费管理。

第四条会议费的使用管理职责：

会议组织者和经办人员是会议费使用管理的直接责任人，对会议费使用的真实性、合理性和相关性承担直接责任，应依法据实报销会议费。

各二级单位（或科研项目组）负责人对本单位（或科研项目组）所举办会议涉及的经济事项负有管理和审批责任。

计划财务处依据相关财经法律法规负责制定和完善学校会议费管理办法，进行会议费的会计核算和财务管理。

第二章 会议审批管理

第五条各单位应建立健全会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。

国内科研业务会议的会议次数、天数、参会人数，本着“实事求是，节约高效”的原则，根据科研实际工作需要确定。

国内其他会议原则上校外代表不低于会议代表的30%，会期一般不超过2天，参会人数原则上不超过150人，为会议服务的工作人员控制在会议代表的10%以内，会议报到和离开时间合计不超过2天。

第六条各单位举办会议前，应填写《西南交通大学会议审批表 》（见附件1），明确会议名称、类型、内容、时间、地点、参会人员范围及人数、经费来源及预算数等，并按照会议的规模进行审批：

参会人数在100人以下的会议，由各二级单位（科研项目组）负责人审批；参会人数在100人及以上的会议由联系校领导（学院、中心、所）或分管校领导（科研项目，机关）审批。

第七条各单位召开会议应优先安排在单位内部会议场所进行，并改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。无外地代表且会议规模能够在学校内部场所安排的会议，原则上在学校内部场所召开，不安排住宿。各单位不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

国际性会议、承办的外单位会议，可在上级部门批准的或委托单位同意的地点召开。

第三章 会议支出与报销管理

第八条会议费支出范围包括会议住宿费、伙食费、会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费等。

本条中的交通费是指用于会议统一组织安排的会议代表接送站、会议代表考察调研等发生的交通费支出。

第九条会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可调剂使用，会议费综合定额上限标准如下：

单位：元／人.天

由上级部门批准的国际会议，按照相关文件规定或批准的开支范围和标准执行。

第十条不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

第十一条各类型会议原则上应按相应的综合定额控制标准执行，限制人数、天数的会议不得超人数和天数办会，计划财务处对于超支部分不予报销。如有特殊情况，应在会议审批表中予以披露并报联系校领导（学院、中心、所）或分管校领导（科研项目，机关）审批。

第十二条会议代表参加会议所发生的城市间交通费，原则上按差旅费管理规定由所在单位报销；对确因工作需要，邀请的专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费可按学校差旅费管理办法执行，不在会议费综合定额内列支。

第十三条会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费，按有关规定执行，开支的费用不在会议费综合定额内。

第十四条有委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议），会议费在规定标准内报销，结余资金必须及时交回学校财务。

第十五条学校各类型会议应按照“一会一报”原则，学校各单位在会议结束后应当及时办理报销手续，原则上所有会议费用要求一次性报销完毕，不允许“一次会议，分次报销”。报销时应提供会议审批表（在华举办国际会议的需提供教育部批准办会的文件）、会议通知、参会人员签到表原件（国内其他会议的校内、外参会人员须分开签到）、费用票据及明细，委托其他单位办会的必须提供相关合同（协议）原件。

第十六条各单位会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算。

第十七条会议各项收入应上交学校统一管理，专款专用。

第四章 监督问责

第十八条各单位应当加强对本单位会议审批和经费使用的内部控制管理，对会议费报销进行审核把关，确保会议活动内容真实，支付渠道及票据来源合法、完整。学校相关部门根据其职责对各单位会议费管理和使用情况进行日常监督和检查。

第十九条校内各单位应通过多种形式将每年召开的非涉密会议名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况向本单位教职工公开。

第二十条严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位应严格执行会议用房标准；会议用餐不安排宴请，不上烟酒；不得使用会议费购置设备等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第二十一条违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任：

（一） 未经审批召开会议的;

（二） 以虚报、冒领手段骗取会议费的；

（三） 虚报会议人数、天数等进行报销的；

（四） 违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（五） 违规报销与会议无关费用的；

（六） 其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的，由学校有关部门责令改正，追回资金，并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人，应按相关规定给予纪律处分；科研人员涉及虚报、冒领手段骗取会议费的，取消一定期间科研项目的申请资格。如行为涉嫌违法的，移送司法机关处理。

第五章 附则

第二十二条学校的研究生、本科生答辩不适用本办法。

第二十三条遵循“一般按规定、特殊按程序”原则，会议费报销中的特殊事项按相关程序审批后处理。

第二十四条本办法由计划财务处负责解释。

第二十五条本办法自2016年9月1起执行，原《西南交通大学关于公务接待、公务用车、公务出国（境）、会议费等经费管理若干规定（试行）》（西交校计财[2014]19号）中关于会议费管理的相关规定同时废止。